Jednou z klíčových výhod přechodu na elektronickou komunikaci v rámci firmy či instituce je jednodušší dostupnost všech potřebných dokumentů, pokud je převedeme z papírové do digitální podoby. Také vyhledání příslušného dokumentu v elektronickém archivu je rychlejší, než probírání šanonů. Není už rozhodující, jestli osoba disponující klíčem od archivu má zrovna dovolenou, přístup k dokumentům elektronickému archivu je řízen oprávněním pro konkrétního uživatele. Není také problém, když obchodní zástupce potřebuje nahlédnout do důležitého dokumentu v hotelovém pokoji stovky kilometrů od své kanceláře.

Systém Uniport vyvinutý a dodávaný naší firmou disponuje pokročilými funkcemi pro snadnou archivaci a oběh dokumentů v rámci firmy a volitelně obsahuje také modul Oběh faktur.

Modul Oběh faktur slouží k automatizovanému zpracování došlých faktur, tj. především k jejich schvalování dle nastavených pravidel. Údaje pro schválení faktury je možné importovat z ekonomického systému nebo přímo z aplikace naskenovat, popř. je pořídit do systému ručně. Schvalování každé faktury probíhá dle předem nastavených pravidel, jsou definováni účastníci schvalovacího procesu a jejich zástupci (např. v případě dovolené požadavek přechází automaticky na zástupce). Prostředníkem při oběhu požadavku může být také volitelně elektronická pošta (pro hlášení o existenci požadavků, připomínání blížícího se termínu splnění požadavků). Na konkrétní požadavky uvedené v e-mailu lze přejít jednoduše kliknutím na odkaz v mailu. Faktury lze filtrovat podle aktuálního stavu (např. aktivní/ukončené, zaúčtováno/nezaúčtováno ...). Všechny činnosti v systému jsou logovány, v případě potřeby je možno dohledat celou historii zpracování faktury.

Uvedené funkce je možné dále přizpůsobit podle potřeb konkrétních uživatelů.