Elektronický oběh dokumentů je jedním z modulů systému firemního informačního portálu Uniport.

Oběh dokumentů Uniport umožňuje evidovat a rozesílat požadavky s dokumenty pro schválení. Dokumenty mohou být přílohy libovolného typu (skenovaný dokument, formáty Word, Excel …). Schvalování probíhá dle nastavených pravidel.

Prostředníkem při oběhu požadavku je elektronická pošta (hlášení o existenci požadavku, připomínání blížícího se termínu splnění požadavku, hlášení nadřízenému při nesplnění požadavku).

Požadavek koluje postupně mezi těmito zvolenými účastníky:

• Autoři vkládají dokumenty (cokoli mám být předmětem oběhu od faktury přes návrh smlouvy až po interní připomínky).
• Pověřené osoby nastavují pravidla, tj. určují kdo a jakým způsobem se bude na oběhu dokumentů podílet a kdo má dostávat vyrozumění o tom, že dokument dosáhl určité fáze oběhu.
• Účastníci oběhu připomínkují resp. schvalují jednotlivé dokumenty a je-li tak nastaveno, dostávají avíza i o dalších operacích s dokumentem (např. o jeho konečném schválení).

Připomínkování a schvalování může probíhat současně (paralelní požadavek) nebo postupně (sériová varianta). Své připomínky účastníci zadávají buď formou textové poznámky nebo připojením dalšího souboru. Lze zabezpečit i skrytí jednotlivých poznámek, aby nedocházelo k vzájemnému ovlivňování účastníků.

Po celou dobu oběhu požadavku systém informuje každého zúčastněného e-mailem v okamžiku, kdy je požadován z jeho strany vstup . Poznámka s datem o odeslaných e-mailech je kdykoliv k dispozici. Zároveň se vytváří protokol o každém učiněném kroku.

Lze také aktivovat noční script, který rozesílá upozornění před vypršením termínu požadavku.

Modul Oběh dokumentů rovněž slouží jako archiv požadavků a dokumentů s možností vyhledávání a tisku.

Existující požadavky je možné filtrovat a generovat na ně různé náhledy, např. lze s použitím filtru zobrazit:

• Schválené požadavky
• Aktivní požadavky
• Zrušené požadavky
• ...

Možnosti úprav na míru

• Vzhled formulářů oběhu dokumentů lze upravit dle požadavků zákazníka.
• Do formulářů lze doplnit pole pro vyplňování a zpracování specifických údajů.
• Připojování dokumentů ze skeneru lze automatizovat.

Možnosti dalšího rozšiřování systému

Vzhledem k důsledně modulární architektuře systému Uniport je možné využít další specializované moduly, případně rozhraní z jiných samostatných aplikací.

Reference a možnost otestování systému

V případě Vašeho zájmu Vám rádi poskytneme naše reference a možnost otestování systému. Neváhejte nás kontaktovat.