Naše společnost dodává řešení s využitím systému Windows Sharepoint server. Jedná se zejména o řešení pro správu, konsolidaci a sdílení dokumentů, nástroje pro automatizaci a řízení firemních procesů.

Naše nejnovější reference: Vývoj Workflow pro správu dokumentů na platformě Microsoft Office Sharepoint Server pro VLTAVA-LABE-PRESS, a.s.

Níže uvádíme pro srovnání běžné způsoby práce dokumentem, jejich výhody, nevýhody:

E-mail
E-mail je okamžitý, vynutí si pozornost příjemce. Je vhodný pro rychlé doručení malých dokumentů, není vhodný pro dlouhodobé uchovávání a velké dokumenty. Lze připojit i další informace o dokumentu. Při sběru dat tímto způsobem je problémem informace sloučit do jedné "ostré" verze dokumentu.

Systém souborů
Systém souborů je vhodný pro střednědobé uchování dokumentů, umožňuje jejich hierarchické členění. Neposkytuje však možnost uchovávat popisné informace k dokumentu (pouze jméno, poslední přístup, ...). Při větším množství dokumentů je pak vyhledání potřebného dokumentu nepohodlné, a to i s využitím indexovacích služeb, které musí pro získání doplňujících informací umět přečíst obsah. Paradoxně jsou zde problémy s bezpečnostní dokumentu - kdo jej smí číst, změnit. Sdílená spolupráce je řešena pouze vlastní aplikací, která s dokumentem pracuje. Není řešena rezervace souboru a jeho off-line zpracování.

Databáze
Databáze jsou určny zejména pro výrazně strukturovaná data. Jsou velmi výhodné pro dlouhodobé uchovávání. Omezením je požadavek na strukturovanost dat. Databázových řešení pro sdílení dokumentů byla napsána spousta. Jsou drahá a jednostranná.

Knihovna
Knihovna je vlastně kombinace databáze a systému souborů. Je to kompromis. Knihovna může nést spoustu popisných metadat o dokumentu, ale problémy nastávají s výkonem knihoven při velkých objemech dat.

Sharepoint je možnost, jak zajistit spolupráci nejen na úrovni dokumentů. S využitím Sharepointu lze například:

Plánovat čas pomocí kalendářů – nejen jednotlivých lidí, ale i celých pracovních týmů. Integrace s ostatními aplikacemi Office (Outlook hlavně v tomto případě) je samozřejmá.

Spravovat dokumenty, záznamy, obsah webu – součástí správy dokumentů a záznamů je možnost navazovat pracovní postupy na jednotlivé knihovny. Pracovní postupy mohou kopírovat postupy ve firmě nebo i pomoci s řešením jednoduchých operací – automatické označování dokumentů s ukončenou platností. Velice jednoduše se k dokumentu připojují další popisné informace – metadata.

Hostovat služby pro data v jazyce XML – které lze integrovat s databázemi a dalšími aplikacemi. K vývoji lze použít aplikace MS Access, InfoPath nebo například MS Excel.

Integrace s dalšími nástroji – jako je MS Report Server a MS Analytics Services – součásti MS SQL serveru. Snadno zveřejňovat a publikovat zprávy, grafy. Součástí integrace je využívání dat z jiných relačních systémů (například podnikové CRM založené na MS SQL serveru).

Integrace s ostatními aplikacemi MS Office je velice těsná. Veškerá data kalendářů a úkolů je možné připojit do aplikace MS Outlook. Rovněž knihovny dokumentů lze připojit jako složky v aplikaci MS Outlook. V MS Outlook je podporován režim práce off-line. Knihovny dokumentů lze otvírat jako složky systému a stejným způsobem s nimi pracovat. Knihovny záznamů i dokumentů lze otvírat v aplikace MS Access nebo MS Excel stejně jako datové listy. S aplikací Sharepoint Designer, která je od jara 2009 k dispozici zdarma, lze upravit a přizpůsobit téměř každou část Office Sharepoint Serveru.

Edice Office Sharepoint Serveru

• Windows Sharepoint Services (WSS) je základní služba, která umožňuje vytvářet seznamy, knihovny, blogy, wikiweby, týmové pracovní prostory, nebo pracovní postupy a centra schůzek s úkoly. Toto jsou základní služby a jsou součástí MS Windows Serveru.
• Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) – je nadstavba, která přidává novou funkcionalitu do služby WSS. Rozšiřuje služby hledání, umožňuje integrovat více serverů WSS pod jeden virtuální, centralizuje hledání nad WSS servery a přidává data bussines funkcionalitu.
• Microsoft Office Forms Server (MOFS) - je nadstavbou MOSS a umožňuje práci s publikovanými formuláři aplikace InfoPath.

Porovnání jednotlivých produktů najdete na stránkách Microsoft Office (v angličtině). Důvody pro nasazení systémů založených na Sharepoint serveru je několik:

• Tvorba dokumentů a informací řízených pravidly – je možná vzhledem k tomu, že v knihovnách je možné nasadit „typy obsahů“, řídit jejich vznik, navazovat na ně pracovní postupy od těch nejjednodušších (schválení) až po sofistikované s komentářem. Hlídání termínů, platností, spolupráce mezi knihovnami. Třídění, hledání a snadné filtrování dokumentů. Toto vše podporuje částečně WSS, plně potom MOSS.
• Centra pro efektivní zpracování informací a plánování času – jsou centra schůzek týmu, kde je místo pro porady firmy nebo týmu, možnost jejich plánování, ukládání souvisejících dokumentů. Centra pro zpracování dokumentů, jejich podklady se skládají z dalších dokumentů a práce na nich není hotová za pár hodin a spolupracuje více lidí. Velice snadná správa revizí těchto dokumentů, možnost úkolování spolupracovníků.
• Sběr dat pomocí formulářů – i bez znalosti programování se dají během relativně krátké chvíle navrhnout formuláře publikované na MOSS weby. Tyto formuláře je možné potom ukládat, prohlížet, publikovat. Pomocí MFOS je možné je zpřístupnit i lidem bez aplikace InfoPath.
• Vyhledávací a konsolidační místo pro data z různých zdrojů – které vám umožní procházet, prohledávat a spojovat data pocházející z různých datových zdrojů.